テレワークの業務改善や問題解決におすすめのタスク管理ツール!

春緒

春緒

2021.09.28
テレワークの業務改善や問題解決におすすめのタスク管理ツール! イメージ

業務の完了までに必要な作業内容を整理する、タスク管理。付箋を利用したり、ホワイトボードで共有したり、それぞれのオフィスで工夫があります。

しかし、テレワークでは各自でタスクを管理しなくてはいけません。一人での作業は勘違いや見落としなどのミスも起こりがち。また、管理する側も部下のタスクが予定通り進んでいるかどうかは気になりますよね。

相手の状況がわからないテレワークだからこそ、タスクを可視化することはチームにとっても個人にとっても有益です。タスク管理のための便利なツールとその特徴を紹介します!


▼ 目次
1. チーム全体でタスクを共有したい!グループタスク管理ツール
1-1. 豊富な機能をオールインワンで!
1-2. モバイル端末やタブレットでどこからでもアクセス可能!
1-3. ドラッグ&ドロップでシンプル操作!
2. 自分自身のタスクを管理したい!個人タスク管理ツール
2-1. 優先順位を整理して「いま」やるべきことを明確に!
2-2. メールとの紐づけで「あれどこだ?」も解決!
2-3. 思いついたアイデアをその場で記録することも!
3. タスク管理で解決できる!テレワークの悩み
3-1. 仕事の全体像が見えない
3-2. オン・オフの切り替えができない
3-3. タスク管理だけではうまくいかないときは…
4. 個人でもチームでも!タスク管理は「可視化」がポイント


 

チーム全体でタスクを共有したい!グループタスク管理ツール

プロジェクト完了までに必要な全行程を管理する「タスク」。自分のタスクだけではなく、チーム全体のタスクの進捗状況を共有したい場合もありますよね。

そんなときに便利なのが、グループタスク管理用のツール!特徴の異なる3つのツールを紹介します。
 

豊富な機能をオールインワンで!

豊富な機能をオールインワンで!Taskworld

画像引用:Taskworld

Taskworldはプロジェクト管理だけでなく、ファイル管理やチャット、ガントチャートやアナリティクス機能など、プロジェクトの進行に必要な機能を包括的に含有しています。多彩な機能をひとつのツールで利用できるのは便利ですよね。

Taskworldならプロジェクト内の複数のタスクをひとつのガントチャートにまとめて表示し、全体の進捗状況を視覚的に確認することもできます。いくつかのプロジェクトが平行して進んでいるときにも、一度に管理が可能です。

タスクを完了するまでに費やした時間を計測するタイム計測機能もついているので、作業時間を可視化することも。時間の感覚がなくなりがちなテレワーク中でも、作業工程の見直しや働き方の管理が簡単です。

オフィスとは違い、自宅や公共空間で業務するテレワークでは通信環境のセキュリティも気になるところ。Taskworldは、すべてのデータを世界トップクラスの信頼性を誇るAWS(Amazon Web Services)データセンターで管理しているので、セキュリティ面でも安心です。

ただし、料金はライセンス単価で月額1,020円。チーム内の人数が増えると少し割高だと感じるかもしれません。その場合、まずは無料トライアルで使用感を試すこともできます。
 
 

モバイル端末やタブレットでどこからでもアクセス可能!

モバイル端末やタブレットでどこからでもアクセス可能!Backlog

画像引用:Backlog

Backlog課題の書かれたカードをドラッグ&ドロップすることで、直観的にタスクを管理することができます。

ガントチャートやバーンダウンチャート、Gitネットワークなど、さまざまな形で進捗状況を可視化!一目でシンプルにプロジェクト全体の進捗状況を見られるので、わかりやすいですよね。

また、システムの不具合を管理できる「バグ管理システム」を使えば、進捗状況だけでなく修正状況やその日時などの詳細な記録を残すことができます。メンバーの入れ替え時に引継ぎが容易にできるほか、次に同様のプロジェクトを行うときの業務改善にも便利です。

文書や素材データも一括管理ができるので、Backlog内ですべての作業をまとめることも。あれもこれもとツールをまたがずに済むので、ケアレス・ミスも減ります。

また、Chatworkなどのコミュニケーションツール、Apple iCalやGoogleカレンダーなどの外部アプリと組み合わせて、これまでどおりの環境での作業を続けることも可能です。

さらに連携したモバイルアプリを利用すれば、外出先からもリアルタイムでのツール内のステータスを更新することもできるんです!

テレワーク中にちょっと気分転換に外出したときなども、スマホさえあればいつでもタスクが確認できるのは助かりますよね。

場所を選ばないテレワークだからこそ、使い慣れたアプリや端末から情報を更新できるタスク管理ツールを便利に使いこなしましょう!
 
 

ドラッグ&ドロップでシンプル操作!

ドラッグ&ドロップでシンプル操作!Jooto

画像引用:Jooto

新しいツールは慣れるのが大変…とにかく直観的に、簡単に使いたい!という人にはJootoがおすすめ。クラウド型のタスク管理ツールで、基本操作はドラッグ&ドロップだけです。

ツール内で複数のプロジェクトを一括管理できます。フィルターをかければ、参加しているプロジェクトから自分が今こなすべきタスクだけを抽出することもできます。

チーム全体のタスクも、プロジェクトをまたいだ自分のタスクも、同時に管理することができるバランスのいいツールです。

また、とにかく画面がシンプルで、担当者やプロジェクトが一目でわかるのも特徴です。新しいことを始めるのは、慣れるまでが大変ですよね。このツールならいちいちマニュアルを確認しなくても、さくさく操作することができます。

さらにタスク内にチャット機能があるので、それぞれの作業にフォーカスした形でのコミュニケーションも可能です。これなら複数のプロジェクトを任されても「あれ?これはなんの話だったっけ…」と混乱することがありません。

外部ツールや大容量の画像ファイルなどとも紐づけができるので、シンプルだけれど使い勝手は抜群!4人までは無料で使えるというのも嬉しいですよね。
 
 

自分自身のタスクを管理したい!個人タスク管理ツール

いくつかのチームにまたがって作業を進めているときや、自分自身の雑務を含めたTo Doリストのようにタスク管理を行いたいときには個人タスクツールが最適!

必要な機能や使い方を確認し、自分にあったツールを選びましょう。
 

優先順位を整理して「いま」やるべきことを明確に!

優先順位を整理して「いま」やるべきことを明確に!Todoist

画像引用:Todoist

Todoist登録したタスクの優先順位を自分が使いやすいように整理することができます。締め切り間際になって「こっちの仕事が先だった!」なんて慌てることもなくなりますよ。

また、作業を開始する時間にアラームを設定することもできます。特にテレワークのときには集中するあまり、気がついたらこんな時間!なんてこともありますよね。このツールでアラームを設定しておけば、時計を気にすることなく業務に集中することができます。

作業時間の見直しにも。自分の作業時間が把握できれば、業務行程の全体を見直すことにもつながります。

作業の進捗状況は一週間、または一か月ごとにグラフ化されます。タスクの消化状況が視覚的に確認できるので、業務報告の整理も簡単です。もちろん、データの共有も可能です。
 
 

メールとの紐づけで「あれどこだ?」も解決!

オフィスでの業務には欠かせないMicrosoft。To Do 管理の機能もあるって、知っていました?

Microsoft To DoはTo Doリスト形式のツールでタスク内容と開始予定日を登録でき、繰り返し設定も可能です。優先順位を登録しておくこともできます!

また、Outlookと同期可能なので、メールと紐づけておけば会議資料などを検索する手間も省けます。わたしの職場では資料ごとにデータを保管していてフォルダごとにわける作業がけっこう手間なのですが、Microsoft To Do機能を使えばメール本文ごとまとめられます

同期しておけば、スマホやタブレット、自宅のPCでもすぐにタスクを確認できます。
 
 

思いついたアイデアをその場で記録することも!

仕事のアイデアを思いついてもメモするものがなく、ペンを探しているうちに忘れてしまった…なんていう経験ありますよね。Google Keepならタスク管理だけでなく、音声や画像も保管できるメモ機能がついています。

急にタスクが増えたときや別の仕事を頼まれた時に、さっと記録しておけますよ。

また、Google Keepのリマインダー機能には時間と位置情報を設定できます。これはGoogleマップと連動しているので、テレワークの途中で打ち合わせの予定があるというときでも、出先から目的地までの場所がすぐに確認できます。

もちろん同期もできるので、スマホからでも使用できます。
 
 

タスク管理で解決できる!テレワークの悩み

新しい働き方の一つ、テレワーク。自分の会社でも実践しているという人も多いと思いますが、そろそろテレワーク特有の悩みも出てくるころですよね。

その悩み、もしかしたらタスク管理を工夫することで解決できるかも!

テレワークの代表的な悩みと、タスク管理の工夫についてまとめました。
 

仕事の全体像が見えない

株式会社リクルートがテレワークのモチベーションについて調べた調査では、「仕事の全体感の把握」の項目はテレワーク実施前と比べて-20.0ptになりました。同調査では、「仕事の全体感の把握」は仕事のモチベーションに大きくかかわる要素として指摘されています。

自分のしている仕事が何に役立つのかがわからないと、重要性が把握できずにモチベーションが下がってしまいます。そんなときは、タスク管理ツールを使ってプロジェクトの全体像を可視化しましょう!

グループタスクの管理ツールを使えば、グラフやチャートでプロジェクトの全体像の把握が容易になります。チーム全体の様子がわかるので、自分の進捗状況の見直しや作業工程の確認も簡単に。

タスク管理でプロジェクトを可視化して、モチベーションの向上につなげましょう。
 
 

オン・オフの切り替えができない

テレワークでは時間の管理も自分でしなくてはいけません。昼休みなどの休憩時間や終業時間が、ついつい曖昧に…仕事が終わっても切り替えができず、生活リズムも崩れがちです。

セイコーホールディングスの調査によると、テレワークを導入した後、「生活のメリハリがはっきりしなくなった」と解答した人は42.3%に上ります。

個人タスクの管理ツールでアラームを設定しておけば、ひとつの業務に駆ける時間の区切りをつけることができます。午前と午後で仕事を割り振って、昼休みで微調整…という管理の仕方も可能です。

また、一人での業務は集中力も途切れがち。細かくタスクを整理すれば、タスク管理ツールのアラームでポモドーロ・テクニックを実践することもできます。

ポモドーロ・テクニックとは、25分集中・5分休憩を4回繰り返して少し長めの休憩を取る時間管理方法。生産力があがる!と世界中で実践されています。

たまにはいつもと違う働き方で気分をリフレッシュさせたい、というときにもおすすめです。
 
 

タスク管理だけではうまくいかないときは…

テレワークでの悩みとして多くあがるのは、コミュニケーション不足の問題。オフィスではない場所で、それぞれの個性にあわせて働けるのがテレワークの特長ですが、チーム内の一体感はなかなか実感できません。

フィードバックが受け取れず、スキルアップに不安を抱えている人もいるようです。タスク管理だけでは解決できないコミュニケーションの悩みには、「体験してわかったテレワークで上手にコミュニケーションを取る工夫」もどうぞ!

 
 

個人でもチームでも!タスク管理は「可視化」がポイント

個人の作業もチームでのプロジェクトも、漏れなく完遂するためには可視化が欠かせません。

忘備録としてのメモだけではなく、残りのタスクがどれくらいあるのか、プロジェクト全体ではどうなのか、締め切りまでにはどれくらい余裕が持てそうか…。そうした複雑な情報一度に管理してくれるのはツールならでは。

特にチームのメンバーが別々の場所で働いているテレワークでは、情報の共有や一元化が業務の質に大きく関わります。

「いつもは手書きのノートを愛用している」という人も、ふだんから使いやすいツールを一つ持っておくと急な働き方の変化への対応も容易に。

タスク管理のためのツールを上手に活用して、テレワークの業務改善や問題解決につなげましょう!
 

春緒
この記事を書いた人

春緒

フリーのWEBライター兼シナリオライター。好きなものは本と珈琲。年を取ったら、着物で生活する人になりたい
 
Twitter
note

https://walkfree.1sbc.com/wp-content/uploads/2021/06/dyson-v7-cordless-vacuum.html