テレワークでZoomを使いたおす! 活用したい便利な機能とは?

カワブチ カズキ

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2021.08.20
テレワークでZoomを使いたおす! 活用したい便利な機能とは? イメージ

テレワークの普及にともない急速に導入が進んだweb会議システムのZoom

しかし、「便利な機能があることは知っているが、使いこなせていない」という人が多いのではないでしょうか。

Zoomはweb会議におけるあらゆるシーンで活用できる便利な機能が盛り沢山です。使いこなせば、業務効率や生産性の向上、コミュニケーションの密度も上がってくるでしょう。

今回はZoomの便利な機能を基本編から応用編まで紹介しますので、明日からのテレワークやweb会議で早速活用してみてくださいね。


▼ 目次
1. web会議で活用したいZoomの便利機能(基本編)
1-1. 口頭だけで伝えづらいなら「ホワイトボード」
1-2. 聞き逃せない重要会議の際の「レコーディング」
1-3. 自宅を映したくないなら「バーチャル背景」
1-4. 議事録を効率化「クローズドキャプション」
1-5. カメラ映りをよくしたい「外見補正機能」
2. web会議で活用したいZoomの便利機能(応用編)
2-1. チーム別でMTGしたい時の「ブレイクアウトルーム」
2-2. 遠隔操作ができる「リモートコントロール」
2-3. 任意の画面を固定表示「スポットライトモード」
2-4. 定例MTGはカレンダーと同期「スケジュールミーティング」
2-5. 新しいMTGのカタチ「イマーシブビュー」
3. Skype、GoogleMeet…主要web会議システムの違いとは
3-1. web会議システム導入時の注意点
3-2. Zoomと主要web会議システム比較
4. まとめ


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web会議で活用したいZoomの便利機能(基本編)

Zoomは便利な機能が盛り沢山ですが、その中から5つに絞り、使い方の手順とともに紹介します。

 

口頭だけで伝えづらいなら「ホワイトボード」

通常のホワイトボードと同様、画面に文字などが書け、参加者と共有できます。
口頭やチャットだけでは説明が難しいときにうれしい機能ですよね。

ー手順ー

①画面共有をクリック
②「ホワイトボード」を選択
③右下の「画面の共有」をクリック

 

聞き逃せない重要会議の際の「レコーディング」

会議内容を残したい時は、レコーディング機能を使いましょう。
ただし、この機能を使うときは参加者からの同意を事前に得るようにしてください。

クラウドにデータを保存したい場合は、有料プランとなります。
無料の場合はローカル(使用しているコンピュータ内)に保存されるので注意してください。

ー手順ー

・ホストがレコーディングする場合
①画面下部の「レコーディング」
②録画を終了するときは「■」
 
・参加者がレコーディングする場合
①ギャラリービュー(参加者一覧が見れるところ)を開く
②メンバーの画面で右クリックをして「レコーディング許可」を選択
 
・自動レコーディングをしたい場合
①「個人」→「設定」
②「記録」タブ
③「自動記録」をONにする
④クラウドかローカルを選択
⑤指定した保存先に保存される

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自宅を映したくないなら「バーチャル背景」

在宅ワークでweb会議に参加するとき困るのが、自宅が映ってしまうことですよね。
散らかっていたり、そもそも部屋を人に見られたくない場合もあるでしょう。

そんな時は背景画像を変更すれば解決です。

無色の背景からアップデートした画像も設定できるので、オリジナルのロゴをバックにするなど、好きにカスタマイズしてみてくださいね。話が盛り上がるキッカケにもなるかもしれません。

ー手順ー

初期設定がまだの場合
まずは「設定」から、「ミーティングにて(詳細)」の「イメージバーチャル背景」をONにしましょう。

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変更方法
①マイアカウント→設定
②背景とフィルターから背景画像を設定

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ミーティング中に変更したい場合
①「ビデオの停止」のメニューを開く
②「バーチャル背景を選択…」をクリック

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③「バーチャル背景」から任意の背景画像を選択

 

議事録を効率化「クローズドキャプション」

字幕の生成機能です。
話し手の音声をキャプションとして画面下部に表示でき、議事録作成に活用できるのはもちろん、聴覚障害の人へのサポートとしても活用できますね。

ー手順ー

①「個人」→「設定」
②ミーティングにて(詳細)
③字幕機能をON

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④画面下で「字幕」を選択
⑤入力方法を選択

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カメラ映りをよくしたい「外見補正機能」

急な打ち合わせが入ったけど、メイクをする時間がない!という時もありますよね。

この補正機能を使えば、顔の肌の色合いを滑らかに映すことができ、他の人が自分のビデオを表示するとより洗練された外観になります。

ー手順ー

PCの場合
①画面左下の「ビデオ」の右側の「^」をクリック
②ビデオ設定

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③「外見を補正する」にチェック(Macの場合は「ビデオフィルターを適用する」)

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スマホやタブレットの場合
①画面右下の「設定」
②ミーティング
③「外見を補正する」をON
 

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web会議で活用したいZoomの便利機能(応用編)

続いては、応用編となります。実際に使うときにスムーズに活用できるよう、あらかじめZoom画面で触ってみてくださいね。

 

チーム別でMTGしたい時の「ブレイクアウトルーム」

ミーティング時は最大50チームに部屋を分けることができ、チームごとに個別のミーティングができる機能です。

全体会議からチームに分かれて話し合う必要がある場面や、グループディスカッションを行いたい時に便利ですよ。

ー手順ー

・ミーティング前にグループ割り振りを設定したい場合
①マイアカウント内の「ミーティングをスケジュールする」を選択
②オプションの「ブレイクアウトルーム事前割り当て」を選択
③「ルームを作成」から参加者を割り当て
④保存
 
・ミーティング中に割り振りを設定したい場合
①画面下のツールバーから「ブレイクアウトルーム」を選択

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②振り分け方法を選択

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③割り振り確認後に「すべてのルームを開ける」を選択
 
振り分け後にルームの追加やメンバー移動も可能です。
 
 

遠隔操作ができる「リモートコントロール」

相手のPCを遠隔で操作できる機能です。もしも相手がPCやZoomに不慣れな方の場合、便利ですよね。

逆に相手に自分のPCを操作してもらうことも可能ですよ。

ー手順ー

・リモートコントロール権限のリクエスト
Windows/mac版
画面を共有しているホスト、または参加者にリモートコントロールをリクエストできます。

①別の参加者の画面共有を表示しているときに、ミーティング中のウィンドウの上部にある「オプションを表示」ドロップダウンメニュー
 
②リモート制御のリクエスト
 
③「(参加者名)の共有コンテンツのリモート制御をリクエストしようとしています。」というメッセージが表示されるので、リクエストを選択
 
④「(参加者名)が共有のリモート制御をリクエストしています」というメッセージが画面共有者に送信されるので、承認をクリックすると、相手にリモート制御が与えられる。
 
⑤画面共有内をクリックして、参加者の画面の制御を開始
 
⑥リモートコントロールの停止は「オプションを表示」ドロップダウンをクリックし、「リモート制御権を放棄」を選択
 
 
・リモートコントロール権限の付与
①画面共有中に、「リモート制御」をクリックして、コントロールを付与する参加者を選択
②参加者は、画面上の任意の場所をクリックして制御を開始
③制御を取り戻すには、画面上の任意の場所をクリック。他のユーザーは、画面をクリックしてリモートコントロールを再起動が可能。

※補足
「共有の停止」をクリックして制御を取り戻し、他の参加者がリモート制御を再開できなくすることも可能。

 

任意の画面を固定表示「スポットライトモード」

3人以上でweb会議を行っている時に使える機能です。なにもせずに通常通り使用した場合、最後の発言者がメインとして大きく表示されますよね?

この機能を使えば、任意の方の画面をメイン画面として固定することができます。
セミナーなど、常に特定の人物を映しておくべき場面などで活用してみてください。

ー手順ー

使用するには、ホスト権限を持っていることが前提となります。

①画面上部で、スポットライトを当てる参加者のビデオにカーソルを合わせて、「…」をクリック
②メニューから 「スポットライトビデオ」 を選択

取り消すには、左上隅の 「スポットライトビデオのキャンセル」 をクリックすれば、通常に戻ります。

 

定例MTGはカレンダーと同期「スケジュールミーティング」

週次や月次、朝礼など定例で行う会議をその都度、ミーティング設定するのは手間ですよね。

この機能を使えばカレンダーアプリのスケジュールと同期させることができるので、手間が省けて便利です。

Googleカレンダー、Office365などと同期が可能になっています。

ー手順ー

・デスクトップアプリの場合
①Zoomアプリ「スケジュール」をクリック
②ミーティングのトピック(タイトル)を設定
③開始日時の設定(定期ミーティングの場合は「定期的なミーティング」にチェック)
④ミーティングIDを選択(通常は「自動的に生成」)
⑤「待機室」機能を利用する場合はチェック
⑥会議開始時のビデオオン・オフを会議主催者と参加者のそれぞれで設定
⑦招待用メールを送るためのカレンダーサービスを選択
⑧保存

テレワーク_zoom
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Zoomで月例会議など定期開催するミーティングを実施するなら、「定期的なミーティング」という項目にチェックを入れておきましょう。

定期ミーティングを選択した場合、スケジュールを保存したあとに連携しているカレンダーサービスで繰り返し設定が可能です。

また、待機室機能をオンにするとホストの承認を受けてからミーティングに参加するという流れになるので、不正入室を防げます。

 
・ブラウザの場合
①左側メニューの「ミーティング」
②「ミーティングをスケジュールする」
③ミーティングのトピック(タイトル)を設定
④ミーティングの説明を入力(任意)
⑤開始日時を設定(定期ミーティングの場合は「定期的なミーティング」にチェック)
⑥ミーティングIDを選択(通常は「自動的に生成」)
⑦「待機室」機能を利用する場合はチェック
⑧ビデオのオン・オフを設定
⑨保存

 

新しいMTGのカタチ「イマーシブビュー」

参加者を1つのバーチャル背景上に同時表示させる機能で、仮想空間に参加者全員が映ることでまるで同じ空間にいるように感じられます。

より会議などに集中できる(イマーシブとは「没入型の」という意味です)効果があり、参加意識を高めることにも期待が持てますね。

設定ができるのはホストのみとなり、Zoom(5.6.3)以上のバージョンにアップデートが必要です。

ー手順ー

①個人→設定→ミーティングにて(詳細)
②イマーシブビューをON
③ミーティング画面右上の「表示」からイマーシブビュー(没入型ビュー)を選択

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④テンプレートから没入型ビューの背景を選択
※自分でアップロードしたバーチャル背景を設定もできる
⑤テンプレートには、最大人数が設定されているので、参加者の人数から選べばOK

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Skype、GoogleMeet…主要web会議システムの違いとは

web会議システムは、Zoomだけではありません。
マイクロソフトやGoogleからもサービスは提供されているので、違いを見ていきましょう。

web会議システム導入時の注意点

どのシステムを導入するにしても注意したいのは、

・セキュリティ面
・価格と機能

ではないでしょうか。

セキュリティ面では情報の漏洩やウイルス感染、外で使う場合の覗き見リスクやフリーWi-Fi環境の安定感など、注意が必要です。

利用システムのアップデートや招待リンクの送り間違い、覗き見を防ぐためのフィルターを使う、モバイルWi-Fiルーターを持っておくなど、対策をしっかり講じておきましょう。

基本的に無料で利用できるサービスも多いですが、使用できる機能の範囲によって価格が変わってきます。

主要web会議システムの価格と機能についてまとめましたので紹介します。

 

Zoomと主要web会議システム比較

多くのweb会議システムがありますが、今回はその中から下記システムの機能とZoomを比較してみます。

・Microsoft Teamsについて

機能が制限された無料版と、Microsoft365の1つとして提供している有料版の2種類があります。

無料版の特徴と機能として、以下があげられます。

・参加者上限:100人
・会議の時間上限:60分
・画面共有、背景変更、会議をあらかじめスケジューリング可能

有料版は、ビジネスベーシックとビジネススタンダードの2種類があり、いずれも参加者数が上限300人、利用時間は24時間となり、レコーディング機能が加わります。

スタンダードプランの方はウェビナー(ウェブとセミナーを合わせた造語)開催も可能です。

Officeアプリなどの連携もできるのもメリットとなりますので、Officeユーザーにとっては使いやすいといえます。

有料版の価格は、以下のとおりです。

ビジネスベーシック:540円/月
ビジネススタンダード:1,360円/月

・Skype Meet Nowについて

参加者上限:100人
会議の時間上限:24時間

完全無料のサービスとなります。サインアップ、ダウンロードも不要と気軽に使えるのが最大の魅力でしょう。

招待リンクは1クリックで作成可能で通話に参加して欲しい人に共有するだけ、というお手軽さです。相手がSkypeをインストールしていなくても問題なし。

ブラウザでの参加も可能で、アカウントを持っていない場合でもwebページから「無料の会議を作成」ボタンを押すだけで開始できます。

また、一度作成した個人招待リンクに有効期限はなく、いつでも使用可能。

背景ぼかし、画面共有、最大30日間通話を保存できるレコーディング、Zoomのブレイクアウトルームに似た機能もあり、そのルーム間を参加者が自由に行き来きすることもできます。

無料で気軽に使えますから、知人や仲間と繋ぎっぱなしで雑談しながら一緒に作業する、という使い方にも向いています。

・Googlemeetについて

参加者上限:100人
会議の時間上限:1対1なら24時間、3人以上の参加なら1時間

Googleアカウントを持っているユーザーであれば誰でも無料で利用できます。
シンプルにビデオ通話する程度ならば、無料で十分でしょう。

しかし仕事で利用するとなると有料プランに切り替えた方が無難です。
有料は、使用時間の上限が24時間となり、参加人数も最大で250人まで増えます。

また、挙手機能やアンケート機能、録画したデータのドライブへの保存や、少人数にグループ分けするブレイクアウトセッションも有料プランのみとなります。

無料で使うのであれば、Googleユーザー同士の1対1、長時間話をする場合などに使うのもいいですね。

有料価格は、月8ドル〜となります。

 

まとめ

紹介したように、Zoomには便利な機能がたくさんあります。

使いこなすことで日々のテレワーク業務もより一層はかどることでしょう。移動コストの削減や打ち合わせの効率化とコミュニケーションの密度アップに繋がることは間違いありません。

しかしいざミーティング中に色々な機能を使うとなると、不慣れでは慌ててしまいます。
ぜひ会議前や打ち合わせで使う前に、一度くらいはテスト的に機能を試してみてくださいね。

カワブチ カズキ
この記事を書いた人

カワブチ カズキ

求人広告営業とフィットネス業界を経て、2021年4月に独立。
兼業でwebライターもやっています。
得意分野:アウトドア、スポーツ(サッカーと野球)、お笑い、漫画
 
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